原幹公認会計士事務所
エンジニア・クリエイターのための会計事務所です。会計やICTに関連したトピックを書いてますScanSnap Cloudがリリースされて一ヶ月程度経過し、運用も試行錯誤を経てようやく安定しつつあるので備忘メモとして書き残しておきます。
ScanSnap Cloudとは
こちらの説明によれば
「コンピュータやタブレット、スマートフォンを使わずに、 様々なクラウドサービスにスキャンデータを直接つなげるサービス」
だそうです。
http://www.pfu.fujitsu.com/imaging/scansnap-cloud/
スキャンデータを手動で連携するのに比べて一手間減るということですね。便利そうです。なおScanSnap Cloudの利用にあたってはID(メールアドレス)とパスワードの登録が必要になります。
現状の運用
業務上、さまざまな紙データをスキャンして保存しておりますが、会計記録に使う領収書データに限定して記載すると以下の手順で進めています。各種サービスと直接連携せずいったんローカルデータとして保存しているのは、トラブル時の保険としての理由と、連携するサービスを切り替えて検証することが多いという固有事情とによります。
- 紙データをスキャンしてローカル保存する(JPGまたはPDF形式)
- ファイル名変更する(連番など)
- 連携サービスへ取り込む(freeeやMFクラウド会計など)
freeeと連携する場合は、画像データをアップロードするとファイルボックスが採番してくるので、連番に合わせてファイル名を変更しています。
MFクラウド会計と連携する場合は、ファイルボックスに相当する機能がないためアップロードはせず画像データを控えとして保管します。こちらも連番を自分で振ります。
現状の課題
- アップロード作業が手動なので煩雑。こちらはScanSnap Cloudの導入である程度解消されそうです。
- 紙の領収書整理がなくならない。これが意外に煩雑で時間を食うのだけど、電子帳簿保存法の改正を機会に来年以降は解決されることに期待しましょう。
- ファイル名の変更作業が手動なので不便。もっともこれは管理の手間を自分で増やしているだけなので本来不要な作業かもしれません。
ScanSnap Cloud導入による効果
ScanSnap Cloudを使うと、取り込んだデータを手動でフォルダに振り分ける作業が「ある程度」自動化されます。具体的には、連携サービスによってファイル保存場所や形式を変えることができます。こんな感じで。
「Receipt」フォルダには、「領収書」として判定されたデータが自動保存されます。
「Photos」フォルダには、「写真」として判定されたデータが自動保存されます。
データの内容にもとづいてある程度自動的に判定して所定のフォルダに保存されるのはかなり便利な機能ですね。クラウド名刺管理サービス「Eight」やEvernoteとの連携もできるようですが、今のところ使っていません。
ScanSnap Cloudのメリット
- 種類別に振り分けてフォルダにコピーしてくれる。分別を考えずに機械的に処理できるのは便利。
ScanSnap Cloudのデメリット
- 領収書が「写真」扱いされて行方不明になることがある。
- 「交通費領収書」と「それ以外の領収書」が勝手に分離されて不便。探すのに苦労する。
上記を解決するには現段階では「すべてのファイル」をDropbox連携するのがシンプルでよろしいかと思われます。
現段階での結論
- すべてのファイルをDropbox連携していったんローカルデータにしておく。
- データの振分けは後から考える。
画像データ(JPG形式)として一度保全しておくと、連携後も再利用できるので便利です(チェック時に画像表示しておくとか)。
本来は「紙資料→スキャン→サービス連携」を想定しているので、「紙資料→スキャンしていったんデータにする→サービス連携」という運用にしてしまうとあまりメリットを生かせません。今後の機能向上に合わせて運用も変えていくことになりそうです。
会計帳簿の運用について
freeeと連携する場合については、
- ファイルボックスとの連携に特化するならDropbox連携してローカル保存→一括アップロードがらくちん
- ファイルボックスと直接連携するのは失敗が怖いので見送り中(連番の変更や欠番管理ができないため)
- 時系列でスキャン日時がわかれば支障はないため、ファイル名の変更は必要なさそう
SacnSnap Cloudが想定するような運用として直接連携し、紙は別途保存というシンプルな運用でも問題はなさそうです。スキャン失敗時のリカバリだけが懸念でしょうか。
MFクラウド会計と連携する場合については、領収書データとの連携がもう少し機能アップしたら検討したいと思います。
クラウドサービスはやはり実際に運用してみないといろいろ見えてこないなという感じがします。
旬刊経理情報『スマホアプリの会計処理と実務上の留意点』を寄稿しました
月曜日 , 21, 12月 2015 未分類 旬刊経理情報『スマホアプリの会計処理と実務上の留意点』を寄稿しました はコメントを受け付けていません旬刊「経理情報」1月1日号に
『スマホアプリの会計処理と実務上の留意点』
を寄稿しました。
スマホアプリの実務上の取扱いについて書いております。年内の掲載はこれが最後になります。
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旬刊経理情報『IFRSシステム整備の勘所』第5回を寄稿しました
金曜日 , 11, 12月 2015 未分類 旬刊経理情報『IFRSシステム整備の勘所』第5回を寄稿しました はコメントを受け付けていません旬刊「経理情報」12月20日増大号に
『IFRSシステム整備の勘所』
第5回 新しい収益認識基準へのシステム対応
を寄稿しました。
IFRS導入プロジェクトにおける情報システムの取扱いについて書いた5回目になります。
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『ITエンジニアとして生き残るための会計の知識』書評をいただきました
水曜日 , 9, 12月 2015 未分類 『ITエンジニアとして生き残るための会計の知識』書評をいただきました はコメントを受け付けていません岩谷誠治様より
「書評『ITエンジニアとして生き残るための会計の知識』とSE本の興亡」
というタイトルにて書評をいただきました。
http://iwatani-c.cocolog-nifty.com/blog/2015/12/itse-aaf5.html
『「クラウド会計」が経理を変える!』の書評に続き頂戴しました。ありがとうございます。
正直、拙著への書評よりSE本の興亡のほうが10倍興味深い内容ですのでおすすめです。
旬刊経理情報『IFRSシステム整備の勘所』第4回を寄稿しました
火曜日 , 1, 12月 2015 未分類 旬刊経理情報『IFRSシステム整備の勘所』第4回を寄稿しました はコメントを受け付けていません旬刊「経理情報」12月1日号に
『IFRSシステム整備の勘所』
第4回 固定資産管理システムのIFRS対応
を寄稿しました。
IFRS導入プロジェクトにおける情報システムの取扱いについて書いた4回目になります。
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新刊のお知らせ「ITエンジニアとして生き残るための会計の知識」
火曜日 , 17, 11月 2015 未分類 新刊のお知らせ「ITエンジニアとして生き残るための会計の知識」 はコメントを受け付けていませんこのたび新刊を上梓しましたのでお知らせいたします。
11月30日発売予定です。
「ITエンジニアとして生き残るための会計の知識」
原 幹(著)
日経BP社刊
日経BP書店
http://ec.nikkeibp.co.jp/item/books/C92160.html
amazon
http://www.amazon.co.jp/dp/4822292169
(内容紹介より引用)
ITエンジニアにも多方面のビジネススキル向上が求められるようになりました。現代の3大ビジネススキルとされる「語学」「IT」「会計」のうち、ITエ ンジニアであれば「IT」は普段からなじんでいますが、それ以外の「語学」「会計」についてはなじみが薄いと思われます。とりわけ「会計」の知識はITエ ンジニアが日々接する業務のなかでも密接な関連を持っており、体系的な知識があるかどうかにより仕事の効率性やビジネスを有利に進める成功要因の1つにも なりうる状況となっています。
本書はこのような状況を踏まえ、スキルアップを目指すITエンジニアに向けて、実務に生かすことのできる「会計」 の知識を習得することを目的として書かれた本です。前半は、基本的な会計知識と財務諸表の体系、および企業における会計システムの仕組みについて概観して います。後半では、実務を想定した次の3つの分野の読者向けに、実際の場面で必要な会計知識と活用法を伝えて日々の業務に役立てることを目指します。
・システムインテグレーター、ITコンサルタント、ソフトウェアエンジニアなど、顧客向けのITプロジェクトに関わる方
・経営企画部門など、事業計画策定や評価に関わる方
・情報システム部門など、社内IT投資に関わる方
(引用おわり)
書店で見かけましたら、ぜひお手にとっていただければと思います。
何卒よろしくお願い申し上げます。
旬刊経理情報『IFRSシステム整備の勘所』第3回を寄稿しました
月曜日 , 2, 11月 2015 未分類 旬刊経理情報『IFRSシステム整備の勘所』第3回を寄稿しました はコメントを受け付けていません旬刊「経理情報」11月10日号に
『IFRSシステム整備の勘所』
第3回 単体会計システムのIFRS対応
を寄稿しました。
IFRS導入プロジェクトにおける会計システムの取扱いについて書いた3回目になります。
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旬刊経理情報『IFRSシステム整備の勘所』第2回を寄稿しました
金曜日 , 9, 10月 2015 未分類 旬刊経理情報『IFRSシステム整備の勘所』第2回を寄稿しました はコメントを受け付けていません旬刊「経理情報」10月20日号に
『IFRSシステム整備の勘所』
第2回 連結会計システムのIFRS対応
を寄稿しました。
IFRS導入プロジェクトにおける会計システムの取扱いについて書いた2回目になります。
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【マイナンバー】本人へ交付する源泉徴収票等への個人番号の記載が不要に
金曜日 , 2, 10月 2015 未分類 【マイナンバー】本人へ交付する源泉徴収票等への個人番号の記載が不要に はコメントを受け付けていませんマイナンバーに関する重要情報です。
社会保障・税番号制度＜マイナンバー＞について(国税庁)
https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/
本人へ交付する源泉徴収票や支払通知書等への個人番号の記載が不要になりました。
（平成27年10月2日）
https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/pdf/mynumber_gensen.pdf
平成27年10月2日に所得税法施行規則等の改正が行われ、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます。）施行後の平成28年1月以降も、給与などの支払を受ける方に交付する源泉徴収票などへの個人番号の記載は行わないこととされました。
- 給与などの支払を受ける方に交付する源泉徴収票などへの個人番号の記載は行わない
- 税務署に提出する源泉徴収票などには個人番号の記載が必要
→企業側のマイナンバー取得にともなう本人確認は必要(Q&Aの問3が特に重要)
ということで、企業のコスト負担やセキュリティリスクに鑑みてということのようです。まずは朗報でしょうか。
一方で、岩谷さんもご指摘のとおり、報酬等の支払調書は対象外なのかという疑問は残りますがここはどうなるのでしょうか。システム対応としては、取得したマイナンバー情報について源泉徴収票などに
・受給者用は表示しない
・事業者用は表示する
という切り替えが必要になりますが、現在対応していないといろいろ厳しいですね。
その点でも、もう少し早めの告知がほしかったところではあります。
旬刊経理情報『IFRSシステム整備の勘所』第1回を寄稿しました
木曜日 , 1, 10月 2015 未分類 旬刊経理情報『IFRSシステム整備の勘所』第1回を寄稿しました はコメントを受け付けていません旬刊「経理情報」10月1日号に
『IFRSシステム整備の勘所』
第1回 IFRS導入プロジェクトとシステム対応の考え方
を寄稿しました。IFRS導入プロジェクトにおける連結会計システム構築の取扱いについて書いております。ご一読いただければ幸甚です。
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