原幹公認会計士事務所

ScanSnap Cloudがリリースされて一ヶ月程度経過し、運用も試行錯誤を経てようやく安定しつつあるので備忘メモとして書き残しておきます。

ScanSnap Cloudとは

こちらの説明によれば

「コンピュータやタブレット、スマートフォンを使わずに、 様々なクラウドサービスにスキャンデータを直接つなげるサービス」

だそうです。

http://www.pfu.fujitsu.com/imaging/scansnap-cloud/

スキャンデータを手動で連携するのに比べて一手間減るということですね。便利そうです。なおScanSnap Cloudの利用にあたってはID(メールアドレス)とパスワードの登録が必要になります。

 

現状の運用

業務上、さまざまな紙データをスキャンして保存しておりますが、会計記録に使う領収書データに限定して記載すると以下の手順で進めています。各種サービスと直接連携せずいったんローカルデータとして保存しているのは、トラブル時の保険としての理由と、連携するサービスを切り替えて検証することが多いという固有事情とによります。

• 紙データをスキャンしてローカル保存する(JPGまたはPDF形式)
• ファイル名変更する(連番など)
• 連携サービスへ取り込む(freeeやMFクラウド会計など)

 freeeと連携する場合は、画像データをアップロードするとファイルボックスが採番してくるので、連番に合わせてファイル名を変更しています。

MFクラウド会計と連携する場合は、ファイルボックスに相当する機能がないためアップロードはせず画像データを控えとして保管します。こちらも連番を自分で振ります。

 

現状の課題

• アップロード作業が手動なので煩雑。こちらはScanSnap Cloudの導入である程度解消されそうです。
• 紙の領収書整理がなくならない。これが意外に煩雑で時間を食うのだけど、電子帳簿保存法の改正を機会に来年以降は解決されることに期待しましょう。
• ファイル名の変更作業が手動なので不便。もっともこれは管理の手間を自分で増やしているだけなので本来不要な作業かもしれません。

 

ScanSnap Cloud導入による効果

ScanSnap Cloudを使うと、取り込んだデータを手動でフォルダに振り分ける作業が「ある程度」自動化されます。具体的には、連携サービスによってファイル保存場所や形式を変えることができます。こんな感じで。

「Receipt」フォルダには、「領収書」として判定されたデータが自動保存されます。

「Photos」フォルダには、「写真」として判定されたデータが自動保存されます。

データの内容にもとづいてある程度自動的に判定して所定のフォルダに保存されるのはかなり便利な機能ですね。クラウド名刺管理サービス「Eight」やEvernoteとの連携もできるようですが、今のところ使っていません。

 

ScanSnap Cloudのメリット

• 種類別に振り分けてフォルダにコピーしてくれる。分別を考えずに機械的に処理できるのは便利。

ScanSnap Cloudのデメリット

• 領収書が「写真」扱いされて行方不明になることがある。
• 「交通費領収書」と「それ以外の領収書」が勝手に分離されて不便。探すのに苦労する。

上記を解決するには現段階では「すべてのファイル」をDropbox連携するのがシンプルでよろしいかと思われます。

 

現段階での結論

• すべてのファイルをDropbox連携していったんローカルデータにしておく。
• データの振分けは後から考える。

画像データ(JPG形式)として一度保全しておくと、連携後も再利用できるので便利です(チェック時に画像表示しておくとか)。

本来は「紙資料→スキャン→サービス連携」を想定しているので、「紙資料→スキャンしていったんデータにする→サービス連携」という運用にしてしまうとあまりメリットを生かせません。今後の機能向上に合わせて運用も変えていくことになりそうです。

 

会計帳簿の運用について

freeeと連携する場合については、

• ファイルボックスとの連携に特化するならDropbox連携してローカル保存→一括アップロードがらくちん
• ファイルボックスと直接連携するのは失敗が怖いので見送り中(連番の変更や欠番管理ができないため)
• 時系列でスキャン日時がわかれば支障はないため、ファイル名の変更は必要なさそう

SacnSnap Cloudが想定するような運用として直接連携し、紙は別途保存というシンプルな運用でも問題はなさそうです。スキャン失敗時のリカバリだけが懸念でしょうか。

 

MFクラウド会計と連携する場合については、領収書データとの連携がもう少し機能アップしたら検討したいと思います。

 

クラウドサービスはやはり実際に運用してみないといろいろ見えてこないなという感じがします。