[DX]請求の業務フロー改善を類型化してみる

火曜日 , 8, 6月 2021 harakan 未分類 [DX]請求の業務フロー改善を類型化してみる はコメントを受け付けていません

デジタルトランスフォーメーション(DX)の解釈も今や多岐にわたり、業務におけるさまざまな解決策や改善施策が模索されている昨今です。どのような局面でも現状の業務のボトルネックを見直し、整流化するという検討フェーズがありますが、具体的にどのような視点を持って改善を検討していけばよいのでしょうか。

DXという定義は横に置いておいて、ひとまず「業務フローをよりデジタルなものに変えていく」ために出来ることがなにか、思考の整理をしてみます。

以下は略号になります。

D(ata) データの生成、保存など

M(essage) データの受け渡しを含むコミュニケーション

S(hare) データの共有

X(eXchange) データ形式の変換など

A(nalog) 印刷、書類の受け渡しなどアナログ作業

P(ost) 郵送処理。紙の書類を前提

シンプルな例として、請求の業務フローを考えてみます。

ユースケース1: 請求書データを紙に印刷、顧客に郵送する
Data(請求レコード)-Analog(請求書作成・封入・投函)-Post(郵送)-Analog(開封や書類確認)-Data(請求レコードに展開)
D-A-P-A-Dモデルと仮に呼びます。人間の介在が多く、エラーが頻発するので正確性や安定性に欠けます。なにより郵送プロセスが入るためボトルネックになります。

ユースケース2: 請求書データをPDFに印刷、顧客にメールで送る
Data(請求レコード)-eXchange(PDFなどに変換)-Message(メール送信)-eXchange(開封や書類確認)-Data(請求レコードに展開)
D-X–M–X-Dモデルと仮に呼びます。郵送(P)がメッセージ(M)に置換され、アナログ処理(A)がデータ変換(X)に置換されることによりボトルネックの解消につながりますが、アナログ処理部分がデータ変換に置き換えられただけなので、劇的な効率化というのは難しそうです。

ユースケース3: 請求書データを共有フォルダで顧客と共有し、メッセージなどで通知する
Data(請求レコード)-Share(共有)-Message(通知)-Share(共有データ確認)-Data(請求レコードに展開)
D-S-M-S-Dモデルと仮に呼びます。データ変換(X)から共有(S)に置換することで大きく生産性が向上しました。しかしヒューマンエラーが完全になくなるわけではないので、まだまだ変えられそうです。

ユースケース4: 請求書データが自動連係して顧客の業務システムに登録される共有フォルダで顧客と共有し、メッセージなどで通知する
Data(請求レコード)-Message(通知)-Data(請求レコード)
D-M-Dモデルと仮に呼びます。共有(S)がなくなりました。人間が介在しなくなることでヒューマンエラーがなくなり、システムが安定的に連携している限り請求処理は完全自動化されます。現状ではこれが理想型でしょうか。

こうして見ていくと、Analog(アナログ作業)→eXchange(データ変換)→処理自体をなくす という改善によって劇的にフローがシンプルになり、人間が関わることでのストレスが軽減される(あるいは解消される)ことが見えてきました。ゆくゆくはこのようなフローが主流になるのでしょう。

今回は思考実験でしたが、業務改善の視点として役立てられないか引き続き検討していきたいと思います。

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