クラウドストレージをシンプルに使うために

火曜日 , 13, 4月 2021 クラウドストレージをシンプルに使うために はコメントを受け付けていません

こちらのツイートを読んで思うところを。

業務データをむやみに複製して散逸させるのは効率を落とすだけなのでこの見解は大賛成です。ファイルシステムの概念は遠からず発展的解消を遂げるのでしょう。

ところで、単一の事業者であればツールをどれか一つに決め打ちしてひたすら使い込む、というアプローチがとれますが、会計事務所業務の場合はお客様の環境に合わせてさまざまなツールを使い分けるというアプローチにどうしてもなってしまいます。

たとえば、当事務所内ではBoxをファイル共有ツールとして採用しているのですが、Microsoft 365(旧Office 365)を利用しているお客様とファイル共有する場合は以下の保存方法があります。

[A]PCのローカルストレージ

[B]事務所内クラウドストレージ(Box)

[C]お客様のクラウドストレージ(SharePointなど)

実際の作業を省みると、

[手順1][A]でファイル作成・更新する→[B]にアップロードする→[C]にアップロードする

というまわりくどい手順を踏んでいたのですが、

[手順2][B]をオンラインで直接更新(またはオフライン同期ファイルを編集)する→[C]にファイルをアップロードする

という手順が主流になりました。ファイルの一元管理という観点からは

[手順3][C]をオンラインで直接更新する

とするのがもっともシンプルですが、作業中などお客様と共有できない(しにくい)ファイルはどうしても[手順1][手順2]の手順で進めることになり、なかなかシンプルに運用できていません。DXとはまだまだ言い難い。

そして[手順2]もなかなか定着しないのは、オンラインでの編集・更新の効率がローカル編集ツールに比べて劣るという理由もあります。Excel/Wordなどはまだまだローカルアプリのほうが使い勝手がよいですね。Google Workspace(旧G Suite)の中で完結すると文書管理の効率は飛躍的に上がりますが、Microsoft 365のお客様もいるのでうまくバランスをとらないといけません。ひとまずはファイル/フォルダ単位での管理から少しずつ脱却していく必要がありそうです。

当事務所はテクノロジーを活用してお客様の業務効率向上をお手伝いしております。お問い合わせはこちらまで

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