仕事に最適なコミュニケーションツールとは?

水曜日 , 28, 6月 2017 仕事に最適なコミュニケーションツールとは? はコメントを受け付けていません。

仕事で使うコミュニケーションツールとして電子メールが広く普及して久しいですが、この慣習にもそろそろ変化が訪れつつあるようです。現在広く使われているツールを大きく分類すると、以下のようなものがあります。

電子メール

  • 相手の利用環境にかかわらず、メールアドレスの情報がわかれば誰でも利用できる
  • メッセージの送達確認ができないため、相手に読まれているかどうか不明

グループウェア(G-Suite/Office365/Cybozuなど)

  • コミュニケーションを統合管理できる
  • ファイルの共有が容易
  • アカウント情報の準備など、事前設定が必要なことが多い(ゲストアカウントは機能の制約があることが多い)

チャットサービス(Slack/Chatworkなど)

  • 多人数でのコミュニケーションが可能
  • 即時性にすぐれている
  • レスポンスを自己管理しないと再現なくメッセージのやりとりが続き、かえって非効率になる

プロジェクト管理ツール(basecampなど)

  • スレッドでの管理ができる、過去ログの保存や検索が容易
  • ファイルの共有にはやや難点あり

メッセージングサービス(facebook messenger/LINE/WhatsAppなど)

  • 多人数でのコミュニケーションが可能
  • 即時性にすぐれている
  • メッセージの送達確認ができるため、相手が見ているかどうか判断できる

私の環境では、メッセージングサービスはセキュリティの問題があるため原則として仕事では使わないですが、相手によっては好んで使われることもあるのでその場合はやむを得ない範囲で利用しています。即時性が求められるときはチャットサービス、じっくり考える時間が必要なときはメール/グループウェアを使い分けるといったところです。

業務上やむをえずファイルの添付を利用することが多く、こうしている今も受信したメールにいろんなファイルが添付されてきていて、削除しない限りメールボックスにデータが残る気持ち悪さと日々向き合っております。送信時はパスワード付き圧縮ファイルを作成したり展開したりするわけですが、送受信者間での合意のもとに定着しているこの慣習はもそろそろなんとかならないかなと思います。

POP/SMTPプロトコルを使用したメールが確実に到達することが保証できないことは明白なのに、一度世の中に定着した慣習はよほどのきっかけがないと変化することはないようです。共通のファイルを複数者間で更新してるときのストレスは特に高く、添付ファイルの空中戦をしながら遠い目をしています。

ちなみに外資系企業でよく見る「パスワード付き圧縮ファイルとパスワードを別送信する」といった運用は、ネットワークを継続的に監視している限り意味をなさないし、パスワードをメール本文に平文で書いている時点で不合格。今や単なるおまじないのレベルでしょうか。「FAX」「固定電話」「メール添付ファイル」は三大世の中から消滅してほしい慣習なのですが、ブレークスルーが起きてくれないものかと思います。

ことファイル共有に関しては、添付ファイルを代替できる機能としてはクラウドサービスのファイル/フォルダ共有機能があります。私の場合は

を相手によって使い分ける感じですが、これも受信側でアカウントがないとうまく共有できなかったりと使い勝手はいまひとつ。宅ふぁいる便のようなファイル転送サービスも、重要ファイルをやりとりするには抵抗があります。

  • 受信側の設定が特に不要
  • 高度なセキュリティが維持される
  • 一定時間が経過すれば自動的に削除される

といった条件を満たすB2Bのサービスがあれば喜んで使うところなのですが。Boxは惜しいところまでいってますが、完璧とはいいがたいところがあります。また、ローカルデータ中心のオペレーションがクラウドサービスの利用を通じて徐々にクラウド中心のオペレーションに変化しているのは興味深い変化です。まだまだローカルデータの取り回しを止めることはいかないのですが、継続的にオペレーションを見直していますので近い将来にはすべてのデータをクラウドで取り回すことができそうです。

 

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