経理業務に最適なIT環境とは?

火曜日 , 4, 9月 2018 経理業務に最適なIT環境とは? はコメントを受け付けていません。

経理業務を日々進めるうえでIT環境の整備は不可欠なわけですが、どういった環境が最適なのかは日々試行錯誤の連続です。

経理業務の特性として

  • 常に画面に集中して作業するわけでなく、必要に応じて紙の書類を閲覧する場面が多い
  • 社内でコミュニケーションをとるときに画面や書類をその場で見せなければいけないことが多い
  • デスク以外での業務も意外に多い(棚卸など)

といった特徴があるので、これらを踏まえての環境作りが求められます。

  • ノートブックPCのみ

多くの企業はこの形態でしょう。作業そのものには支障はないですが、資料を見ながら仕訳を入力したりといった場面でときどきストレスを感じそうな環境です。

  • ノートブックPC+外付モニタ

いわゆるマルチモニタ環境です。モニタは広ければ広いほど、多く使えれば使えるほど生産性は高いので、ノートPCの制限された画面内の作業に比べて利便性は上がるでしょう。特に資料を見ながらの入力作業が非常に効率的に行うことができます。

  • デスクトップPC+タブレット

デスク作業に集中できる環境に加え、必要に応じてデータをタブレットで参照することができます。人に見せたり社内を動き回ったりするときには威力を発揮しそうです。

  • ノートブックPC(大きめ)+タブレット

普段はデスク作業に集中でき、必要に応じて持ち歩くこともできます。タブレットで資料を閲覧しつつ入力作業に集中することもできるし、必要に応じてタブレットで証憑書類の撮影保存もできるので、今のところこれが最適な環境に思えます。(ノートブックは15インチサイズでテンキー付属のモデルだとより快適)

もっとも、こういった作業環境を活用するためには「証憑など業務データが電子化されていること」「業務データが一元管理されていること」といった環境面もクリアしておく必要があります。特に「紙の証憑書類」がボトルネックになるため、それらをスキャンして電子データに変換し、社内サーバやクラウドで一元管理するといった運用が不可欠になります。

ちなみに弊事務所の場合は以下のような環境で運用しております。

  • スキャナを常時稼働できる状態にして紙資料が滞留しないようにする
  • 証憑書類は原則として電子化して一元管理する
  • 業務データは機密性の高いものは社内サーバに、低いものはクラウドに保管する
  • デスクトップPCは2台にそれぞれ別モニタを接続する(PC2台、モニタ2台)
  • デスクトップAはマシンパワーが求められる作業(会計ソフトなどDBMSが動作する環境)に使う
  • デスクトップBはそれほどマシンパワーが求められない作業(執筆や日常コミュニケーションなど)に使う
  • ノートブックPCは外出作業用で、データはクラウドで共有する
  • Mouse without Bordersでキーボードとマウスは1種類に統一し、モニタ間のシームレスな移動を実現する(キーボードとマウスからなるべく手を移動しないのがポイントになります)

環境としてはそこそこ快適なものの紙証憑がボトルネックになり劇的な率化を実現できているとはいえません。より効率を高めるために、最適な作業環境を追求する日々が続きそうです。

当事務所では業務効率化を実現するためのIT環境整備のご相談も承っております。経理部門・会計事務所の方はお気軽にお問い合わせください。

 

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