業務時間外メールを制限すれば生産性は上がる?

月曜日 , 8, 10月 2018 業務時間外メールを制限すれば生産性は上がる? はコメントを受け付けていません。

三連休の終わりということで、休日のメール対応についての話題です。

この連休中にも仕事関連のメールを何通か受信したのですが、返信は休み明けにすることにしています。業務時間外に受診したメールについては緊急時を除いて暦上の休日には返信しないようにする自分ルールによるものです。このようにしている理由としては

  • 曜日や時間を問わず返信すると、送信者と受信者でお互いメール合戦になり際限がなくなるため歯止めが必要
  • 送信者側から「いつでも対応してもらえる」といった必要以上に高い期待値を持たれないようにする
  • もともと休日時間帯に返信する必要性が出るほどの緊急度が高い仕事をしない(ように調整している)

というもので、長年の試行錯誤でこのような方法に落ち着きました。もちろん緊急度が高い場合は別で、その場合は曜日時間帯関係なく速やかに返信しております。

さて、業務メールという話題ではこんなニュースが流れてきました。

日本人には合わない? フランスに続きNYも協議する「勤務時間外メール禁止法」

https://web.smartnews.com/articles/fhv2mdnX4h3

週末は送受信させないなど、勤務時間外は業務メールの使用を制限する試みです。物理的にメール送受信を禁止することで、必要のない過剰労働を削減することを目指しています。もっとも経営レベルではこういった取り決めにはあまり意味がなく、必要であれば24h/365dでの対応は必須ですので、あくまで従業員レベルでの過剰労働防止の施策として検討するべきテーマかと思われます。(そういえばいくつかの大手監査法人では深夜と週末にメールサーバを物理的に停止しているとききましたが、実務で混乱は起きてないののでしょうか)

思うに、おそらくこのような制度を従来型の労働スタイルをとる日本企業で導入してもなんだかんだと理由をつけて

  • 「業務用」メールが使えないので「個人用」メールでやりとりする
  • 「電子メール」が使えないので「携帯メールで」やりとりする

といった抜け道を探すといった結果になるのが容易に想像できます(業務用のメールシステムが普及する過渡期において、個人使用のメールアドレスが代替手段として広く利用されていたのは記憶に新しいところです)。結局のところ、メールの使用を制限するという表面的な部分よりも、「業務時間内の過ごし方」「仕事の指示」「成果の評価」といった勤務スタイルの問題を解決しなければ、生産性の根本的な改善にはつながらないように思います。

 

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